PENYELENGGARAAN PENGADAAN BARANG JASA DI DESA
DIANSSULUT.COM, MINUT — Tahap perencanaan pengadaan barang/jasa di Desa mencakup kegiatan penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa). Dokumen yang terdapat dalam
tahapan perencanaan pengadaan barang/jasa di Desa dapat dijadikan acuan untuk melanjutkan proses pengadaan ke tahap persiapan.
Format dokumen yang terdapat dalam tahapan perencanaan diantaranya dokumen Berita Acara Hasil Musrenbangdes, Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKPDes), dan Dokumen Pengumuman Perencanaan Pengadaan.
Kelengkapan dokumen berupa Berita Acara Hasil Musrenbangdes disusun oleh Badan Permusyawaratan Desa (BPD), yaitu lembaga yang melaksanakan fungsi pemerintahan yang anggotanya merupakan wakil dari penduduk Desa berdasarkan keterwakilan wilayah dan ditetapkan secara demokratis.
Kegiatan Musrenbangdes merupakan kegiatan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Desa untuk menetapkan prioritas, program, kegiatan, dan kebutuhan Pembangunan Desa yang didanai oleh APBDes, swadaya masyarakat Desa, dan/atau APBD Kabupaten/Kota.
Kegiatan ini dihadiri oleh BPD, Pemerintah Desa, dan unsur masyarakat.
Hasil kesepakatan yang terbentuk dari kegiatan Musrenbangdes dituangkan dalam Berita Acara Hasil Musrenbangdes yang memuat hasil kesepakatan rancangan RPJM Desa dan penetapan TPK.
Berita Hasil Musrenbangdes akan menjadi pedoman bagi kepala Desa dalam menyusun RKP Desa.
RKP Desa disusun oleh tim penyusun yang ditetapkan dengan keputusan Kepala Desa yang terdiri dari kepala Desa, sekretaris Desa, ketua Lembaga pemberdayaan masyarakat, dan anggota. RKP Desa merupakan penjabaran RPJM Desa dan menjadi dasar penetapan APB Desa.
Dokumen RKP Desa memuat jenis kegiatan pada
setiap bidang penyelenggaraan pembangunan Desa, lokasi pembangunan, volume, penerima manfaat, waktu pelaksanaan, jumlah biaya, sumber pembiayaan, dan pola pelaksanaan. Dokumen RKP Desa diadaptasi dari ketentuan yang terdapat dalam bagian Lampiran Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 17 Tahun 2019 tentang Pedoman Umum Pembangunan Pemberdayaan Masyarakat Desa.
Hasil perencanaan pengadaan kemudian diumumkan oleh Kepala Desa melalui media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat.
Pengumuman perencanaan pengadaan memuat informasi mengenai nama kegiatan, nilai pengadaan, jenis pengadaan, volume, satuan, nama TPK, lokasi kegiatan, dan waktu pelaksanaan.
Pengumuman dapat diberikan kepada masyarakat melalui media seperti papan pengumuman di balai Desa.
Jenis pengadaan yang dimaksud adalah pengadaan yang dilakukan secara swakelola
atau melalui penyedia.
Pengadaan secara swakelola dapat dilakukan dalam bentuk Kerjasama dengan entitas lainnya (pihak ketiga).
Tahap Persiapa.
Tahap persiapan pengadaan diperlukan untuk kegiatan pengadaan baik secara swakelola maupun melalui penyedia.
Pengadaan secara swakelola dapat dilakukan untuk pekerjaan konstruksi maupun non konstruksi.
Kegiatan persiapan dimulai pada saat dokumen perencanaan telah selesai disusun.
Tahapan persiapan diawali dengan penyusunan dokumen persiapan oleh Kasi/Kaur yang bertanggung jawab sesuai dengan bidang tugasnya.
Data-data dan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan dokumen persiapan mengacu kepada Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).
Dokumen persiapan yang telah disusun oleh Kasi/Kaur tersebut kemudian diserahkan kepada TPK sebagai dasar pelaksanaan kegiatan pengadaan.
Dokumen yang dibutuhkan pada tahap persiapan pengadaan secara swakelola antara lain jadwal pelaksanaan, gambar rencana kerja (apabila diperlukan), Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis, rencana kebutuhan tenaga kerja, bahan, dan peralatan, Rencana Anggaran Biaya (RAB), pakta integritas anggota TPK, dan surat penyampaian dokumen persiapan pengadaan secara swakelola yang disampaikan oleh Kasi/Kaur kepada TPK.
Dokumen spesifikasi teknis disusun oleh Kasi/Kaur apabila diperlukan tanpa penyebutan merek.
Penyebutan merek dimungkinkan terhadap komponen barang/jasa, suku cadang, dan bagian dari satu sistem yang sudah ada.
Spesifikasi dapat diuraikan berupa karakteristik (ukuran, dimensi, bentuk, bahan, warna, komposisi, dan lain-lain), kinerja (ketahanan, efisiensi, batas pemakaian, dan lain-lain), standar yang digunakan (SNI, ISO, JIS, dan lain-lain), pengepakan, cara pengiriman, dan lain-lain.
Pada dokumen spesifikasi teknis, disebutkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mendukung pekerjaan pengadaan.
Kemudian pada setiap kegiatan tersebut disebutkan spesifikasi yang dibutuhkan.
Dokumen spesifikasi teknis akan menjadi dasar pada penyusunan analisa harga satuan untuk mengetahui jumlah anggaran tenaga kerja, bahan, dan peralatan pada setiap kegiatan yang telah disusun khususnya untuk pekerjaan konstruksi.
Dalam mengisi analisa harga satuan dan RAB Pengadaan, Kasi/Kaur melakukan perhitungan menggunakan data atau informasi mengenai harga pasar di Desa setempat.
Apabila di Desa setempat tidak ditemukan barang/jasa yang dibutuhkan, maka Kasi/Kaur dapat melakukan perhitungan menggunakan data atau informasi yang berasal dari Desa terdekat dari Desa setempat.
Penyusunan dokumen persiapan pengadaan melalui Penyedia pada dasarnya dilakukan dengan mempersiapkan dokumen dengan format yang sama dengan kegiatan swakelola.
Hal yang membedakan adalah tidak adanya dokumen RAB, melainkan dokumen HPS.
Penyiapan dokumen pengadaan dilakukan oleh Kasi/Kaur dengan mempersiapkan dokumen jadwal pelaksanaan pekerjaan, gambar rencana kerja (apabila diperlukan), Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis (apabila diperlukan), analisa harga satuan, Harga Perkiraan Sendiri (HPS), rancangan surat
perjanjian, pakta integritas anggota Tim Pelaksana Kegiatan (TPK), dan surat
penyampaian dokumen persiapan pengadaan melalui Penyedia dari Kasi/Kaur kepada
TPK.**
Penulis: Rukminto Rachman.
Referensi: Lampiran Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 17 Tahun 2019 tentang Pedoman Umum Pembangunan Pemberdayaan
Masyarakat Desa. Dan Permendagri No 20 tahun 2018 Tentang Pengelolaan Keuangan Desa.
